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Apostille cos'è

Apostille: scopri quando si appone, dove si fa e su quali documenti si applica

 

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Apostille cos’è: significato

L’Apostille è un timbro che viene apposto dal governo di un Paese firmatario della Convenzione dell’Aja del 1961, che riconosce la qualità con cui opera il funzionario pubblico che ha sottoscritto il documento, la veridicità della firma e l’identità del timbro o del sigillo del quale il documento è rivestito.

Quando un documento è stato munito del timbro apostille non è più necessaria la legalizzazione del documento da parte dell’autorità diplomatica del Paese di provenienza.

Cos’è l’Apostille quindi? È, in sostanza, una certificazione che semplifica la burocrazia quando un documento è utilizzato con valore giuridico in un Paese straniero.

Postilla o Apostilla

I due termini sono sinonimi e quindi Postilla o Apostilla hanno lo stesso significato. Gli Stati che attuano la Convenzione dell’Aja hanno concordato che sui documenti risulti il termine in francese, ovvero Apostille, ed è così che lo troviamo sempre sui documenti pubblici.

Può trovarsi sui documenti in forma di timbro, etichetta adesiva o pagina aggiunta al documento mediante un timbro di congiunzione.

Apostille

Timbro Apostille esempio

Nell’immagine, un esempio di timbro di Apostille in Italia.

APOSTILLE DOVE SI FA

Per apostillare un documento, è necessario che questo sia firmato da un pubblico ufficiale con firma depositata presso lo specifico ufficio del governo nel Paese che ha rilasciato il documento. Di conseguenza, non si può apporre su un documento privato o non firmato. Ora ti spieghiamo dove si fa l’Apostille: infatti, l’ente preposto può essere diverso a seconda della tipologia di documento.

Apostille Italia

In Italia sono sostanzialmente due gli enti preposti per apporre l’Apostilla dell’Aja su un documento pubblico rilasciato da un’autorità italiana:

  • La Prefettura
  • La Procura della Repubblica

Apostille Prefettura

Si apostillano in Prefettura i documenti rilasciati dai Comuni italiani, dalle Camere di Commercio, dalle Università pubbliche, dalle Scuole, dai Ministeri. In generale, si può affermare che gli atti non emessi da autorità giudiziarie sono apostillati in Prefettura, mentre per gli atti giuridici è competente la Procura della Repubblica .

A titolo esemplificativo e non esaustivo, in Prefettura si appone la Apostille sui seguenti documenti:

  • Certificati emessi dal Comune
  • Visure Camerali munite di firma olografa, rilasciate dalla Camera di Commercio
  • Certificati di Laurea emessi dalle Università con firma del responsabile
  • Pagelle rilasciate da scuole pubbliche italiane (previa copia conforme all’originale).
  • Certificati emessi da un Ministero italiano.

Affinché la Prefettura italiana possa procedere con l’apostillazione del documento è imprescindibile pertanto che sull’atto risulti la firma olografa (firma apposta su carta e non elettronica) e che a firmare l’atto sia stato un funzionario pubblico con firma depositata.

Territorialità

Inoltre, c’è un vincolo territoriale: è importante che ad apostillare un documento sia l’Ufficio Territoriale del Governo e cioè la Prefettura presente nello stesso territorio in cui è presente l’ente che ha rilasciato i documenti.

Ad esempio, su un certificato di nascita rilasciato dal Comune di Roma, la Prefettura di Milano non può apporre l’Apostilla; deve essere per forza la Prefettura di Roma ad applicarla perché è solo lì che la firma è riconosciuta.

Cosa si fa se il certificato è rilasciato in una città lontana da dove si vive e non è comoda la Prefettura di quella città?

In quel caso, si può procedere a fare una copia conforme all’originale nella città dove si vive (in Comune o da un Notaio) e poi portare la copia presso la Prefettura locale (Ufficio Territoriale del Governo) per la Apostilla.

Apostille Procura della Repubblica presso il Tribunale

Per alcune tipologie di atti non è competente il Prefetto o l’Ufficio Territoriale del Governo, ma la Procura della Repubblica presso il Tribunale della città o della provincia in cui il certificato è rilasciato.

La Procura della Repubblica è competente per apostillare i seguenti documenti: 

  • Certificato del casellario
  • Certificato carichi pendenti
  • Atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale
  • Atti notarili
  • Traduzioni asseverate

Traduzione e Apostille

Molto spesso i nostri clienti ci domandano: l’apostilla si applica sul documento originale o sulla traduzione?

Precisiamo che per la maggior parte dei Paesi è richiesta una traduzione ufficiale del documento quando esso non è nella lingua ufficiale del Paese dove il documento stesso deve essere utilizzato.

Premesso ciò, la Apostille si appone sia sul documento originale (in Prefettura o in Procura, come abbiamo visto) sia sulla traduzione giurata.

Mentre il timbro sul documento serve ad autenticare la firma apposta su di esso, sulla traduzione va a riconoscere la firma e la qualità con cui ha operato il cancelliere del Tribunale o il Notaio italiano che ha presso atto del giuramento della traduzione da parte del traduttore.

Anche se il documento e la traduzione andranno a comporre un fascicolo unico pinzato insieme al verbale di asseverazione della traduzione, la doppia apostilla (originale e traduzione) è richiesta dall’autorità estera nella maggior parte dei casi. 

apostilla estera

Apostille estera esempio

Nell’immagine, un’apostille rilasciata negli Stati Uniti in pagina separata.

Come si nota, è sempre riportato in francese “Apostille (Convention de la Haye du 5 Octobre 1961)”.

Nella Apostilla deve risultare sempre:

 

  1. Paese dove è stata apposta
  2. Nome del funzionario che ha firmato il documento originale
  3. La qualità con cui agisce
  4. L’identità del timbro
  5. Luogo dove viene apposta
  6. Data
  7. Il nome dell’ente che rilascia l’apostille
  8. Il numero con il quale è registrata
  9. Timbro o Sigillo
  10. Firma

SERVIZI APOSTILLE

A Tecnitrad.it vi forniamo il servizio di Apostille sui documenti originali e sulle traduzioni giurate, secondo quanto stabilito dall’autorità richiedente nel Paese di destinazione. Procediamo anche con la copia conforme in caso di necessità.

Il significato giuridico dell’apostilla consiste nel conferire piena validità e pieno valore giuridico, a livello internazionale, a qualsiasi tipologia di atto pubblico.

 

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Compila il form se hai necessità dell’apostille e non sai come fare o se ti è difficile provvedere autonomamente.

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Paesi della convenzione dell’aja

Dovrai assicurarti di applicare la postilla sul documento quando lo debba utilizzare in un Paese della Convenzione dell’Aja del 1961. Diversamente dovrai procedere con la legalizzazione, che è una procedura simile ma con un timbro diverso. In questo link che ti proponiamo trovi un elenco dei Paesi per i quali è necessaria l’Apostilla dell’Aja 

Esenzione Apostille

I Paesi completamente esenti da ogni forma di Legalizzazione o di Apostille sono i seguenti:

Austria, Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Irlanda, Lettonia, Lussemburgo, Olanda (con le Antille Olandesi e Aruba), Polonia, Portogallo e Turchia.